Pengurusan dokumen melahirkan di Jepang

[Catatan pribadi berkenaan dengan dokumen-dokumen setelah melahirkan di Jepang]

Sebenarnya prosedurnya nggak terlalu rumit kalau sudah tahu prosedurnya. Semua prosedur sudah tercatat dengan jelas. Hanya saja seringkali bahasa menjadi kendala. Berikut adalah catatan pengurusan dokumen kelahiran anak di Jepang (based on true story).

Ketika bayi dari orang tua berwarga negara Indonesia lahir di Jepang, maka passport, visa dan KTP Jepang mutlak diperlukan. Apa bisa bayi bisa memiliki passport? Bisa dan memang wajib memiliki jika bayi tersebut tinggal di luar negeri.

Prosedur untuk mengurus passport adalah:

1. Terlebih dulu melaporkan kelahiran di kantor kota (区役所/kuyakusho) atau kantor kecamatan (市役所/shiyakusho) paling lambat 14 hari sesudah kelahiran anak. Tentunya nggak bisa ujug-ujug datang dan bilang bahwa anak sudah lahir. Laporan kelahiran membutuhkan dokumen yang disebut Surat keterangan lahir (出生届/shusei todoke) yang diberikan oleh rumah sakit atau klinik di mana anak lahir. Ketika surat keterangan lahir diserahkan ke kantor kota atau kecamatan, maka kantor akan mencatat identitas bayi dan memberikan dua buah formulir. Formulir pertama adalah formulir untuk asuransi kesehatan dan formulir kedua adalah formulir untuk mendapatkan tunjangan anak dari pemerintah setempat. Dapat langsung diisi hari itu juga.
2. Sebagai salah satu syarat pembuatan passport, kita perlu meminta sertifikat kelahiran anak (出生証明書/shusei shomesho) di kantor kota atau kantor kecamatan dengan membayar sebesar 350 yen. Sertifikat ini BERBEDA dengan Surat keterangan lahir (出生届/shusei todoke) yang dikeluarkan oleh rumah sakit (surat keterangan lahir akan disimpan oleh kantor kota atau kecamatan).  
3. Sebelum membuat passport, kita perlu mengurus surat keterangan lahir di kantor KBRI (Kedutaan Besar Republik Indonesia). Surat keterangan lahir ini adalah surat PENTING yang hanya diterbitkan SEKALI oleh KBRI. Surat ini harus ada saat anak kembali ke Indonesia dan mengurus akte kelahiran. Untuk mendapatkan surat keterangan lahir, orang tua perlu mengisi formulir yang ada di KBRI dengan membawa sertifikat kelahiran anak (出生証明書/shusei shoumeisho), kopi passport ortu, kopi alien card ortu, surat pernikahan ortu dan kopi boshitecho. Lama pengurusan adalah 1-2 hari kerja dengan membayar 1200 yen.
4. Setelah surat keterangan lahir jadi, berikutnya adalah membuat passport (yang juga dilakukan di kantor KBRI). Selain surat keterangan lahir, dokumen lain yang dibutuhkan yaitu kopi passport, alien card, surat nikah, 4 lembar foto anak 3×4 dengan latar belakang putih. Agar tidak perlu kembali ke KBRI untuk mengambil passport yang sudah jadi, gunakan amplop Letter Pack 500 (re-tta-pa-ku go-hyaku) agar passport dapat dikirim ke alamat rumah setelah selesai. Biaya pembuatan passport 2.500 yen.

Setelah passport si anak selesai, berikutnya adalah mendapatkan visa untuk izin tinggal selama di Jepang. Permohonan visa untuk anak diajukan di kantor imigrasi Jepang dalam waktu maksimal 30 hari setelah kelahiran anak. Formulir yang diisi adalah formulir khusus untuk mendapatkan status tinggal anak (bukan formulir dependent atau COE). Dokumen yang dibutuhkan antara lain, kopi passport anak dan ortu, kopu alien card ortu, student card (kalau ortu adalah pelajar), dan rekening tabungan. Visa tidak dapat langsung diberikan di hari H pengajuan. Pihak imigrasi akan mengirimkan surat ketika visa sudah dapat diambil.

Catatan:

1. Sesuai aturan keimigrasian yang terbaru (Juli 2012), pihak kantor kota atau kecamatan tidak lagi menerbitkan KTP  (外国人登録証/gaikokujin torokushou) untuk anak yang baru lahir. KTP dapat diurus di imigrasi setelah anak memiliki passport dan visa Jepang.
2. Semua dokumen sebaiknya segera diurus tanpa ditunda-tunda begitu anak lahir. Tanpa adanya surat keterangan lahir, passport, visa, dll, maka si anak dapat masuk dalam kategori ilegal yang bisa sewaktu-waktu di-deportasi.